Dr. Markus Pilz: Vernetztes Denken lohnt sich

Geschrieben von EO Deutschland am 07.07.2016

Dr._Marcus_Pilz.pngDr. Markus Pilz sieht Unternehmen als vernetzte Systeme. Man kann keinen Prozess verändern, ohne dabei andere Bereiche zu beeinflussen. Für IT-Optimierungen bedeutet das: Schnittstellen überprüfen und althergebrachte Konzepte erneuern.

Im Rahmen seines Vortrages für die Executive Essentials in Frankfurt verrät Ihnen Herr Dr. Pilz sein Rezept für die schnelle und saubere Umsetzung von Prozessoptimierungen, und erklärt, welche Fähigkeiten Führungskräfte im Rahmen der Digitalisierung mitbringen sollten.

 


WIE MAN MEHR ALS 200 IT-OPTIMIERUNGEN

NACHHALTIG UMSETZEN KANN

MÜNCHEN 12.07. - 17:30 UHR - DR. MARKUS PILZ

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Ihr Schwerpunkt bei der Optimierung von Prozessen liegt auf der IT. Was waren zwei beispielhafte Projekte und welche Erfolge haben Sie dabei erzielt?

Mein erstes Beispiel stammt aus einem deutschlandweiten Projekt im Umfang von 9 Millionen Euro bei einer Großbank. Dort sollten Vertriebs- und Verwaltungsprozesse in der Finanzierung durch die IT besser unterstützt werden. Der Status Quo sah den Eingang eines Darlehensantrags oder einer Finanzierung in Papierform vor. Diese Unterlagen mussten dann umständlich zum Backoffice transportiert und dort von mehreren Instanzen bearbeitet werden, bis es schließlich zu einer Kreditentscheidung kam.

Diesen Prozess haben wir durch den Einsatz eines elektronischen Workflows und elektronischer Dokumente neu gestaltet. Im Ergebnis war der Ablauf wesentlich schlanker und sehr viel schneller, weil die Unterlagen nicht mehr physisch durch das Unternehmen gewandert sind. Durch die Optimierung konnten beispielsweise 30 Mitarbeiter vom Prozess freigestellt werden, deren Arbeitskraft wiederum an anderen Stellen nutzbar wurde.

Im zweiten Beispiel geht es um ein mittelständisches Unternehmen, ein Werkzeughersteller mit über 100 Mitarbeitern, bei dem in Hinblick auf Industrie 4.0 digitalisiert werden sollte. Dort wurde zunächst eine Prozessanalyse quer durch alle Unternehmensbereiche durchgeführt. Im Ergebnis war klar, an welchen Stellen Optimierungspotential bestand. Brennpunkte bestanden auch hier wieder im Backoffice-Bereich, etwa bei der Rechnungseingangsprüfung. Weiterhin waren natürlich deutlich produktionsnahe Themen wie Arbeitsvorbereitung / und –planung zu optimieren. Aber auch in der Produktionssteuerung wurde noch sehr viel mit papiernhaften Aufträgen gearbeitet. Die Begleitung der Werkstücke durch Aufträge in Papierform hat man dann durch eine IT-gestützte Steuerung ersetzt. Die Werkstücke haben einen Barcode zur Identifikation mitbekommen, mit dem sie an den jeweiligen Stationen identifiziert wurden. Die Zeiten, wo man nur mit Konstruktionszeichnungen oder Lohnzetteln gearbeitet hat, waren vorbei. Insgesamt haben wir im Unternehmen 200 Potentialpunkte gefunden, und diese parallel mit der Einführung eines Ticketsystems nachhaltig bearbeitet.

Executive Essentials 2016 - das Wesentliche der Prozessoptimierung

In welchen Bereichen eines Unternehmens lohnt sich IT-Effizienz besonders?

Das ist natürlich branchen- und unternehmensabhängig, bzw. auch abhängig von der Unternehmensgröße. Typischerweise macht man eine Prozessanalyse, die die jeweiligen Mengengerüste zum Vorschein bringt. Letztlich muss man das von der Art der Mengengerüste und der Kosten die mit diesen Vorgangsmengen verbunden sind abhängig machen. Nach der generischen Analyse sollte man ganz pragmatisch zum Handeln übergehen: Wo fange ich das an? Hier hilft eine Priorisierung in Abstimmung mit dem Management.

Weiterhin haben Sie typischerweise da, wo Sie es mit Dokumenten aus Papier zu tun haben, großes Potential für eine Effizienzsteigerung. Das ist im Frontoffice der Auftragseingang, sowie auch im Backoffice der Rechnungseingang. Eben überall da, wo Papier vorhanden ist!

Welches IT Know-how sollten Führungskräfte im Mittelstand heutzutage mitbringen?

Ein gewisses Verständnis für IT-Prozesse und -Systeme halte ich schon für wichtig. Tatsächlich mangelt es dem ein oder anderen Unternehmertyp, der zum Beispiel stark vertriebsorientiert denkt und handelt, an der nötigen Vorstellung, wie denn IT-Systeme nachhaltig und durchdringend sein Leben beflügeln könnten.
Ein offener Geist in Sachen Digitalisierung ist also auf jeden Fall hilfreich. Es geht nicht unbedingt darum, was Führungskräfte technisch können, sondern auch um die Bereitschaft, sich neue Dinge anzueignen. Eine gewisse geistige Flexibilität sollte schon vorhanden sein. Digitalisierung erfordert ja immer ein Umdenken – in Richtung neuer und effizienterer Methoden.

Projekte / neue Prozesse aufzusetzen ist manchmal sehr langwierig. Was ist Ihr Rezept für eine schnelle und saubere Umsetzung?

Die Themen müssen auf oberster Ebene strukturiert aufgearbeitet und schließlich in eine Roadmap gegossen werden. Dann sollte man priorisieren und dabei auch die Timeline abbilden, so dass ich dann auch eine Zerlegung in einfache Schritte durchführen kann. So generiere ich im Unternehmen die Bereitschaft, die ersten Schritte der Optimierung so schnell wie möglich in Angriff zu nehmen. Wenn ich von Bereitschaft spreche, meine ich auch nicht vorrangig die Mitarbeiter – dazu komme ich gleich noch – sondern schon die Auftraggeber. Die müssen sich ja im Klaren darüber sein, dass das Projekt höchstwahrscheinlich lange bestehende Prozesse im Unternehmen verändern wird. Für die Führungsebene muss eine Entscheidungsvorlage bereitgestellt werden, die dann letztendlich die Komplexität des Unterfangens in einfach verständlichen Schritten darstellt.

Was sind Ihre wichtigsten DO’s and DONT’s in der Prozessoptimierung?

Mein wichtigstes DONT ist einfach. Man darf auf keinen Fall diejenigen Mitarbeiter missachten, die an den Prozessen beteiligt sind. Auch wenn es zunächst wichtig ist, die Führungsebene auf ihre Seite zu bringen, müssen Sie immer alle Stakeholder eines Prozesses im Blick haben. Sie kennen ja sicherlich diesen Spruch: Betroffene zu Beteiligten machen. Das heißt für die Prozessoptimierung: Die Mitarbeiter im Projekt mitwirken zu lassen, auch gerade wenn man es mit Querdenkern oder Bedenkenträgern zu tun hat. Diese charakterstarken Mitarbeiter sollte man frühzeitig in die Projektarbeit integrieren, so dass im Verlauf des Projekts auch die Vorteile der Veränderung transportiert werden können. Belohnt wird ein solches Vorgehen durch einen allgemeinen Anstieg der Akzeptanz für den Change-Prozess.

Das heißt, sie sollten frühzeitig internes Marketing betreiben, also proaktiv für die Prozessänderungen werben.

Internes Marketing – wie machen Sie das?

Je nach Unternehmensgröße und Durchdringungsgrad der Prozessveränderung bieten sich unterschiedliche Methoden an. Wir haben zum Beispiel bei der Einführung elektronischer Archivierung im Dokumentationsumfeld ganz klassisch Flyer entwickelt und mit denen eine interne Marketingkampagne im Wortsinn gestartet. Ein anderes Beispiel stammt aus einem global aufgestellten Unternehmen. Da haben wir Roadshows veranstaltet, d.h. wir sind dann in die Flagship Stores vor Ort gefahren, haben dort Key User aufgesucht und die neue IT Anwendung und deren Features präsentiert. Die Kunst liegt dann darin, die richtige Methode für die aktuelle Situation im Unternehmen auszuwählen.

Ein letztes DO habe ich noch: Vernetztes Denken lohnt sich. Denn so etwas wie ein losgelöster Prozess oder eine Insellösung existiert in der Realität sehr selten. Ich habe fast immer Querverbindungen zu vor- und nachgelagerten Prozessen. Damit sich hinterher nicht bei der ersten Schnittstelle Stolperfallen auftun, muss man diese Einflüsse der Geschäftsprozesse untereinander immer im Blick haben.
Prozesse im Zusammenhang mit anderen Prozessen zu sehen, ist wesentlich für eine gute Prozessoptimierung.

Herr Dr. Pilz, vielen Dank für das Gespräch.


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